Privacybeleid

1. Wie wij zijn Smart Design is een Nederlands webbureau. Wij ontwerpen en bouwen websites, webshops en apps, verzorgen API-koppelingen en SEO, registreren en verhuizen domeinnamen en verzorgen onderhoud en support. Smart Design is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid. Smart Design, Roordastraat 47, 2035 SB Haarlem, KvK-nummer 91907632. E-mail: info@smartdesing.nl, telefoon: +31 6 14806846. 2. Welke gegevens wij verwerken - Contactgegevens: naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer en adres. - Gegevens die u ons stuurt via het contactformulier, offerteaanvragen, e-mail of WhatsApp. - Klant- en factuurgegevens: btw-nummer, KvK-nummer, bestellingen, facturen en betaalstatus. - Gegevens voor domeinregistratie: de houder- en contactgegevens die een registry (zoals SIDN voor .nl) verplicht stelt. - Accountgegevens van het klantportaal: inloggegevens (wachtwoorden versleuteld opgeslagen), tickets en berichten. - Technische gegevens: IP-adres, browsertype en serverlogs, nodig voor beveiliging en het goed laten werken van de website. - Alleen met uw toestemming: anonieme statistieken over websitebezoek (analytische cookies). 3. Waarvoor wij uw gegevens gebruiken - Om uw vragen en offerteaanvragen te beantwoorden. - Om onze overeenkomst met u uit te voeren: het bouwen en opleveren van projecten, het registreren en verhuizen van domeinnamen, en onderhoud en support. - Om te factureren en betalingen te verwerken. - Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de fiscale bewaarplicht. - Om onze website en diensten te beveiligen en te verbeteren. 4. Grondslagen Wij verwerken persoonsgegevens op basis van de uitvoering van een overeenkomst, een wettelijke verplichting, ons gerechtvaardigd belang (zoals beveiliging en het beantwoorden van vragen) of uw toestemming (analytische cookies). Toestemming kunt u altijd intrekken. 5. Betalingen Online betalingen worden verwerkt door onze betaaldienstverlener Mollie B.V. Wij ontvangen en bewaren geen volledige kaart- of bankgegevens. 6. Verwerkers en ontvangers Wij delen gegevens alleen als dat nodig is voor onze dienstverlening, met: - Mollie (betalingen); - onze hostingprovider, met servers binnen de Europese Unie (website en klantportaal); - onze e-mailprovider (zakelijke e-mail en het versturen van berichten); - domeinregistries en registrars, voor het registreren en beheren van domeinnamen. Met verwerkers sluiten wij een verwerkersovereenkomst. Wij verkopen uw gegevens nooit aan derden. 7. Bewaartermijnen Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig. Facturen en administratie bewaren wij 7 jaar (wettelijke bewaarplicht). Contactaanvragen die niet tot een opdracht leiden, verwijderen wij uiterlijk 12 maanden na het laatste contact. 8. Cookies Wij gebruiken functionele cookies die nodig zijn om de website en het klantportaal te laten werken. Analytische en marketingcookies plaatsen wij pas nadat u daar toestemming voor geeft; die keuze kunt u altijd wijzigen. 9. Beveiliging Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, zoals versleutelde verbindingen (HTTPS), versleutelde wachtwoorden, toegangsbeperking en regelmatige back-ups. 10. Uw rechten Op grond van de AVG (GDPR) heeft u recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid van uw gegevens en bezwaar. Stuur uw verzoek naar info@smartdesing.nl; wij reageren binnen een maand. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. 11. Smart Design Social (beheer van sociale media) Via ons platform Smart Design Social (https://social.smartdesing.nl) plannen en publiceren wij berichten voor onze klanten op TikTok, Instagram, Facebook en YouTube. Een klant koppelt zijn eigen account zelf, via de officiële inlog van het platform (zoals TikTok Login Kit of Facebook Login). Wij krijgen alleen toegang tot accounts waarvan de eigenaar daar toestemming voor heeft gegeven. - Welke gegevens wij ontvangen: account-ID, gebruikersnaam, weergavenaam, profielfoto en profiellink, verificatiestatus, openbare statistieken (zoals volgers, likes en aantal video's), een lijst van de openbare video's met hun weergaven, likes, reacties en shares, en de toegangssleutels (tokens) die het platform ons geeft. Voor de automatische antwoorden ook reacties en privéberichten op de gekoppelde pagina's. - Waarvoor: om berichten en video's in te plannen en namens de klant te publiceren, om het gekoppelde account in ons dashboard te tonen, om maandelijkse rapportages te maken en, als de klant dat wil, om reacties en berichten te beantwoorden. Antwoordteksten worden opgesteld met behulp van onze AI-dienstverlener Anthropic; berichten worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen. - Waar: op onze eigen server bij onze hostingprovider in de Europese Unie. Toegangssleutels worden alleen gebruikt voor de koppeling en nooit gedeeld. - Hoe lang: zolang het account gekoppeld is. Na ontkoppeling of op verzoek verwijderen wij de toegangssleutels en de bijbehorende gegevens binnen 30 dagen. - Ontkoppelen: de klant kan de toegang altijd intrekken in ons dashboard, of in de app zelf (bijvoorbeeld TikTok: Instellingen en privacy > Beveiliging > App-machtigingen), of door een e-mail te sturen naar info@smartdesing.nl. - Wij verkopen deze gegevens nooit, gebruiken ze niet voor advertenties en houden ons aan de voorwaarden van TikTok, Meta en Google (YouTube API Services; zie ook het privacybeleid van Google: https://policies.google.com/privacy). 12. Wijzigingen Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen. De meest recente versie staat altijd op deze pagina.